Während Ihrer Promotion am GCB

Während Ihrer Promotion am GCB steht Ihnen das Team des GCB für alle Fragen und Belange rund um Ihre Promotion zur Verfügung.

Auf dieser Seite finden Sie wichtige Informationen, Dokumente und Formulare zu verschiedenen Themen während Ihrer Promotion am GCB. Umfassende Informationen zur Promotion an der TUM finden Sie auch auf der Webseite der TUM-GS im Abschnitt „Promovierende“ sowie in diesem Guide der TUM-GS.
 

Promotionsordnung der TUM und Ordnung des GCB

Ordnung des GCB
Ordnung des GCB (24. September 2020


Promotionsordnung der TUM und Statut der TUM-GS
TUM Promotionsordnung  (01.01.2014)

Aktuelle Änderungen der TUM Promotionsordnung: 
Promotionsordnung in der Fassung der 3. Änderungssatzung vom 31. März 2020
Promotionsordnung in der Fassung der 4. Änderungssatzung vom 3. Juni 2020
 

Kommentierte Präsentation "Promotionsordnung einfach erklärt" der TUM-GS in Zusammenarbeit mit dem Hochschulreferat Studium und Lehre - Rechtsangelegenehieten 

Durch die kommentierte Präsentation "Promotionsordnung einfach erklärt" erhalten Sie einen ersten Überblick über die rechtlichen Anforderungen der TUM an die Promotion und werden über die wesentlichen Verfahrensschritte, die Zulassungsvoraussetzungen und die Einreichung der Dissertation informiert.

Hinweis: Bitte denken Sie daran, die Präsentation ablaufen zu lassen statt die einzelnen Blätter durchzuklicken, damit Sie die Kommentare hören können.

GCB Betreuungsvereinbarung

Ihre zu Beginn der Promotion unterzeichnete Betreuungsvereinbarung kann und soll jederzeit fortgeschreiben werden. Ergeben sich größere Änderungen, beispielsweise bei der Weiterentwicklung der wissenshaftlichen Fragestellung sowie dem Arbeitsprogramm und Ihren definierten Meilensteilen oder den geplanten Qualifizierungselementen, empfiehlt es sich, die Betreuungsvereinbarung zu ergänzen oder zu überarbeiten. 

Auch bei Wechselfällen von Betreuenden und Mentor*innen kann sich das Arbeitsprogramm im Einvernehmen ändern und eine Überarbeitung Ihrer Betreuungsvereinbarung sinnvoll sein (siehe auch Abschnitt  Anderungen und Wechselfälle). 

Wenn Sie Ihre Betreuungsvereinbarung überarbeitet haben, leiten Sie sie bitte nach Unterzeichnung aller betroffener Parteien an gcbioengineering@tum.de weiter. 

Betreuungsvereinbarung des GCB
Anhang zur Betreuungsvereinbarung des GCB 

Für Fragen zur Betreuungsvereinbarung steht Ihnen diese Ausfüllhilfe Betreuungsvereinbarung zur Verfügung. 

Mentor*in nachmelden

Steht zu Beginn noch nicht fest, wer Mentor*in ihres Promotionsprojekts sein wird, können Sie ihre*n Mentor*in bis zu sechs Monate nach Abgabe Ihrer Betreuungsvereinbarung nachmelden:

  1. Lassen Sie ihre Betreuungsvereinbarung mit allen bisherigen Unterschriften auch von ihrer Mentorin oder ihrem Mentor unterzeichnen
  2. Schicken Sie die von nun allen Parteien unterzeichnete Betreuungsvereinbarung sowie die Daten (Name, Titel, Emailadresse) ihrer Mentorin oder ihres Mentors an docgs@zv.tum.de UND gcbioengineering@tum.de 
     

"Neues" Qualifikationsprogramm (ab 2020)

Während Ihrer Promotion werden Sie das GCB Qualifikations-Programm durchlaufen. Die Erfüllung des Qualifikaitons-Programms ist Voraussetzung um am Ende Ihrer Promotionszeit Ihre Dissertation einreichen zu können.

Das sogenannte "neue Qualifikations-Programm" gilt für alle Promoviernden, die ab 2020 Mitglieder im GCB geworden sind, oder die aktiv zum neuen Programm gewechselt haben. 

Das GCB Qualifikations-Programm besteht aus dem Basis-Programm der TUM Graduate School und wird durch das GCB erweitert und spezifiziert. Die folgenden Elemente sind verpflichtend:

  • Teilnahme an einer Auftaktveranstaltung der TUM-GS sowie am GCB Kick-off Event (innerhalb der ersten 6 Monate des Promotionsprojekts 
  • Fachliche Qualifizierung im Umfang von mindesten 6 Semester-Wochen-Stunden / 63 Stunden. Die Teilnahme an einer GCB Summer School ist für GCB Promovierende verpflichtend. Die weiteren fachlichen Qualifizierungselemente können frei gewählt werden (Fachliche Qualifizierungskurse sind in der Regel Veranstaltungen wie Doktorandenkolloquien, Summer und Winter Schools, Research Retreats, Lese- und Schreibzirkel oder Spezialkurse auf Expertenniveau, und die fachlichen Qualifizierung ist nicht auf das Angebot der TUM beschränkt) 
  • Hauptautorenschaft einer Publikation, die einem Peer-Review-Verfahren unterliegt
  • ein Vortrag im Rahmen des MSB-Seminars
  • Teilnahme an einem Kurs zum Thema "Gute wissenschaftliche Praxis", der einen Umfang von mindestens einem halben Tag hat
  • ausführliches Feedback-Gespräch mit der Betreuerin bzw. dem Betreuer und entsprecheder Bericht innerhalb der ersten zwei Jahre des Promotionsporjekts
  • zudem werden Internationalisierungsmaßnahmen, wie Forschungsaufenthalte im Ausland und Teilnahme an internationalen Konferenzen, allen GCB Promovierenden empfohlen und im Rahmen der Möglichkeiten gefördert (siehe hierzu auch Finanzierung Reisekosten)

Zudem verpflichten sich GCB Promovierende zur aktiven Einbindung ins akademische Umfeld der TUM, sowie zu einer Mitglidschaft in der TUM-GS von einer Dauer von mindestens zwei Jahren und zur jährlichen Datenaktualisierung in DocGS. 
 

Nachweis und Fortschrittskontrolle: 
Das Qualifikationsprogramm wird ausschließlich in DocGS nachgewiesen. Eine ausführliche Anleitung zu DocGS für Promovierende des GCB finden sie unten im Abschnitt "DocGS". 

Für die Eintragung von Elementen in DocGS nutzen Sie bitte folgende Formulare: 

Formular Fachliche Qualifizierung DocGS 

Formular Feedback-Gespräch

Formular Forschungsaufenthalt 

"Altes" Qualifikationsprogramm (bis 2019)

Wenn Sie vor 2020 Mitglied am GCB (ehemals GSB) geworden sind und nicht aktiv zum neuen Qualifikationsprogramm gewechselt haben, gilt für Sie das sogenannte "alte" Qualifikationsprogramm. 

Um am Ende Ihrer Promotion Ihre Dissertation einreichen zu können, muss das gesamte Qualifikationsprogramm erfüllt sein. Viele Elemente können Sie frei wählen, es gibt aber auch Pflichtelemente, die vom GCB (ehemals GSB) und der TUM-GS (sog. Basisprogramm der TUM-GS) definiert werden. 
 

Pflichtelemente GCB: 

  • GSB Auftaktveranstaltung 
  • Workshop zum Thema Good Scientific Practice 
  • Jährlicher Bericht (zählen zur fachlichen Qualifizierung)
  • Jährliche Teilnahme an der Summer School (zählen zur fachlichen Qualifizierung)
  • Fachliche Qualifizierung (mindestens 25 GCB-Credits)
  • Internatiale Erfahrung / Austausch mit Industrie (mindestens 5 GCB-Credits)
  • Überfachliche Qualifizierung (mindestens 5 GCB-Credits)

Ihr Fortschritt innerhalb des Qualifikationsprogramms wird in Ihrem Transcript of Records (ToR) in der GCB Geschäftsstelel dokumentiert. Zur Anerkennung von Leistungen und Eintragung in Ihr Tanscript of Records schicken Sie Ihre Leistungsnachweise bitte an die GCB Geschäftsstelle (gcbioengineering@tum.de). Die aktuelle Version Ihres Transcript of Records könne Sie auf Anfrage jederzeit erhalten. 

Für Einträge in ihr ToR können Sie folgende Formulare nutzen: 

Formular Eintragung ToR

Formular Feedback-Gespräch

Formular Forschungsaufenthalt 


Folgende Grafik gibt Ihnen eine Überblick über das GCB-Credit-System. 


Pflichtelemente TUM-GS (in der Regel erfüllen Sie diese Elemente automatisch, wenn sie das GCB Qualifikationsprogramm erfüllt haben): 

  • TUM-GS Kickoffseminar 
  • Fachliche Qualifizierung im Umfang von mindesten 6 SWS bzw. 63 Stunden
  • Publikation / Diskussion in der internationalen Fachöffentlichkeit
  • Feedbacksession mit dem Betreuer / der Betreuerin nach 
  • Einbindung in das akademische Umfeld der TUM 
  • Mitgliedschaft von mindestens 2 Jahren in der TUM-GS

Diese Pflichtelemente müssen in DocGS erfüllt sein, um die Einrichung ihrer Dissertation in DocGS zu initiieren. Bitte tragen Sie nur die oben genannten Pflichtelemente in DocGS ein (TUM-GS Kickoff Seminar sowie die Mitgliedschaft von 2 Jahren wird automatisch vom System eingetragen. Wenn Sie in einem direkten Arbeitsverhältnis mit der TUM oder dem Klinikum rechts der Isar stehen, erfüllen Sie auch die aktive Einbindung ins akademische Umfeld der TUM per Definition automatisch). 

Hilfestellung zur Eintragung der Fachlichen Qualifizierung, Publikation und Feedbacksession finden Sie unten im Abschnitt "DocGS" und dem dort hinterlegten Guide. Zum Upload in DocGS können Sie ebenfalls die oben gelisteten Formulare nutzen. 

Bitte beachten Sie, dass in DocGS hochgeladen Leistungsanträge nicht automatisch in Ihr Transcript of Records aufgenommen werden! 

DocGS

DocGS ist das zentrale Onlineportal für alle Promovierende der TUM. 

In DocGS wir der gesamte Promotionszyklus abgebildet.
1) Antrag auf Eintragung in die Promotionsliste
2) Abbildung des Qualifikationsprogramms und Fortschrittskontrolle

  • Für Promovierende nach dem sog. "neuen" Qualifikationsprogramm: Abbildung des gesamten Programms
  • Für Promovierende nach dem sog. "alten" Qualifikationsprogramm: Abbildung des Basisprogramms der TUM-GS

3) Antrag auf Einreichung der Dissertation

Zudem erfolgen die Anmeldungen zur Auftaktveranstaltung der TUM-GS (Kick-off)  und Kursprogramm der TUM-GS über DocGS. 


Jährliche Rückmeldung in DocGS: 
Sie werden jährlich dazu aufgefordert, die Aktualität Ihrer Angaben in DocGS zu bestätigen. Diese Rückmeldung findet jährlich von Juli bis September statt und Sie werden hierzu automatisch per Email aufgefordert. Nach Ihrer Rückmeldung wird ihre Betreuering bzw. Ihr Betreuer aufgefordet, Ihre Angaben zu bestätigen.

Nach zweimaliger Rückmeldung wird gleichzeitig Ihre verpflichtende Mitgliedschaft von mindesten zwei Jahren in der TUM-GS  bestätigt. 

Schließen Sie die Rückmeldung nicht innerhalb der Frist ab, wird Ihr DocGS-Konto automatisch gesperrt. Um wieder Zugriff auf Ihr Konto zu erlangen, müssen Sie zunächst einen Antrag auf Wiederaufnahme in DocGS stellen. 

Weitere Infos und Hilfestellung zu DocGS:

Ausführlicher Guide zu DocGS für GCB Promovierende 


Bitte überprüfen Sie in Ihren Fortschrittsbaum in DocGS regelmäßig, ob Ihre Leistungsanträge angenommen wurden oder eine Nachbearbeitung notwendig ist. 
Bitte beachten Sie, dass wir über neue Leistungsanträge in DocGS nicht automatisch informiert werden. Wir überprüfen neue Anträge in der Regel zu Beginn jedes Monats. In dringenden Fällen schreiben Sie uns bitte einen Email an gcbioengineering@tum.de. 

 

Kurse, Workshops und Veranstaltungen

Als Promovierende am GCB werden Sie über alle Angebote des GCB automatisch per Email informiert. 

Die MSB Seminar Talks, IEEE ESMB Student Chapter Series und weitere Vorträge finden Sie auch im Veranstaltungsbereich der MSB Webseite

Das Kursangebot der TUM-GS zu überfachlichen Kursen finden Sie hier oder in Ihrem DocGS Konto. Informationen zu weiteren Angeboten für TUM-Promovierende wie Kursen der Bibliothek oder der Partner EuroTech Universitäten gibt es hier

Änderungen und Wechselfälle

Persönliche Daten: 
Bei Änderungen Ihrer persönlichen Daten schreiben Sie bitte eine Email an docgs(at)zv.tum.de. 
Sollte sich Ihre bevorzugte Kontakt-Emailadresse ändern, informieren Sie bitte auch das GCB unter gcbioengineering@tum.de


Änderungen Betreuungsverhältnis: 
Möchten Sie während Ihrer Promotion Ihre*n Betreuer*in oder Mentor*in wechseln, fertigen Sie bitte ein Schreiben an, aus dem der Wechselprozess hervorgeht. Das Schreiben muss zeigen, dass alle Beteiligten - jeztige Betreuende und neue Betreuende sowie sie als Promovierende*r - mit dem Wechsel einverstanden sind. Zudem muss Ihr*e neue*r Betreuer*in entweder Ihrer alten Betreuungsvereinbarung zustimmen oder eine neue Betreuungsvereinbarung unterzeichnet werden. 

Die Dokumente senden Sie bitte an gcbioengineering@tum.de. Die Änderungen werden dann an DocGS weitergeleitet. 

Bitte beachten Sie, dass mit einem Betreuenden-Wechsel auch ein Wechsel der zuständigen Fakultät einhergehen kann und somit ein Wechsel der Promotionsliste. Um dies zu veranlassen melden sich sich bitte mit einem formlosen Schreiben entweder and die alte oder neue Fakultät. 


Abbruch der Promotion an der TUM: 
Wenn Sie Ihre Promotion abbrechen möchten, informieren Sie bitte zunächst das GCB. 
Im nächsten Schritt stellen Sie den Antrag zur Austragung aus der Promotionsliste. Hierfür schicken Sie bitte dieses Formular an das Dekanat Ihrer zuständigen Fakultät. 

Antrag Finanzierung Reisekosten

Promovierenden des GCB, die in einem direkten Beschäftigungsverhältnis mit der TUM stehen – also einen Arbeitsvertrag mit der TUM haben,  Promovierenden, die in einem direkten Arbeitsverhältnis mit dem Klinikum rechts der Isar stehen, sowie Promovierende die ein Stipendium, das keine Mittel für Reisekostenenthält, und ihren Arbeitsplatz an der TUM haben, können finanzielle Förderungen für Internationalisierungsmaßnahmen beantragen: 

Förderung von Internationalisierung und Austausch mit Industrie: bis zu 1.600 €

  • Forschungsaufenthalte an einem wissenschaftlichen Institut oder bei einem forschenden Industrieunternehmen im Ausland, i.d.R. für mind. zwei Wochen am Stück
  • Präsentation der eigenen wissenschaftlichen Ergebnisse auf internationalen Konferenzen und Fachtagungen im Ausland
  • Teilnahme an internationalen fachlichen Summer/Winter Schools, Fachworkshops, etc. im Ausland
  • Einladung von internationalen Gastwissenschaftler/innen (von ausländischen Universitäten/Forschungseinrichtungen) für die gemeinsame Forschung am eigenen Dissertationsprojekt an der TUM
  • Reisekosten für Prüfer/innen (von ausländischen Universitäten) zur Teilnahme am eigenen Rigorosum an der TUM

Für Auslandaufenthalte von mindestens 4 Wochen kann dieser Betrag um 1.400 € aufgestockt werden (die Aufstockung ist nur möglich, sofern der / die Promovierende nach der aktuellen Promotionsordnung mit Wirkung vom 1. Januar 2014 promoviert)


Bitte beachten Sie auch die Hinweise hierzu in Ihrer Betreuungsvereinbarung. 

Im Rahmen der Internationalisierungsförderungen kann auch die Teilnahme an virtuellen internationalen Konferenzen gefördert werden. 


Förderung beantragen: 
Die Förderung muss VOR Reiseantritt bei der GCB Geschäftsstelle beantragt werden. Bitte senden sie hierfür folgendes Dokument an gcbioengineering@tum.de.
Über das weitere Vorgehen werden Sie per Email informiert. 

Antrag Finanzierung Projektmittel

Promovierenden des GCB, die in einem direkten Beschäftigungsverhältnis mit der TUM stehen – also einen Arbeitsvertrag mit der TUM haben,  Promovierenden, die in einem direkten Arbeitsverhältnis mit dem Klinikum rechts der Isar stehen, sowie Promovierende die ein Stipendium bekommen und ihren Arbeitsplatz an der TUM haben, können finanzielle Förderungen in Höhe von bis zu 900 € für Arbeitsmittel oder projektbezogene Ausgaben beantragen. 

Förderung beantragen: 
Die Förderung muss VORAB bei der GCB Geschäftsstelle beantragt werden, da Arbeitsmittel in der Regel über die GCB bezogen werden. Bitte senden sie hierfür folgendes Dokument an gcbioengineering@tum.de.
Eine Auslagen-Rückerstattung ist nur in Ausnahmefällen nach vorheriger Absprache möglich. Hierfür nutzen sie bitte dieses Formular

Alle Sachmittel, die Ihnen für Ihre Promotionsarbeit über das GCB zur Verfügung gestellt oder bezogen werden, sind Eigentum der TUM und nach Abschluss Iher Promotion zurückzugeben. Bitte füllen Sie die entsprechende Nutzungsvereinbarung aus. 

Lektoratsservice

Als Mitglied der TUM-GS können Sie den Lektoratsservice für englischsprachige Fachartikel der TUM-GS in Anspruch nehmen. Bitte beachten Sie, dass der Service nicht für Ihre Dissertation gilt. 

Es gelten folgende Voraussetzungen: 

  • Erst- oder Hauptautorenschaft
  • der Artikel muss bis auf die Spracheigenschaften publikationsfertig sein
  • der Artikel muss bei einer internationalen, in der Regel begutachteten, Fachzeitschrift oder Konferenz eingereicht werden


Wenn Sie den Lektoratsservice in Anspruch nehmen wollen, schicken Sie bitte dieses Formular sowie den Artikel an gcbioengineering@tum.de.

Nach Prüfung leiten wir die Dokumente an die beauftragte Firma weiter. Sie erhalten den fertig lektorierten Artikel dann direkt vom Lektoratsservice zurück. Je nach Anzahl der Wörter dauert die Korrektur in der Regel 3-6 Werktage. 

Weitere Informationen zum Lektoratsservice finden Sie hier

Dokumente und Formulare

Qualifikation

Formulare Anrechnung altes Qualifikationsprogramm: 

Formular Eintragung ToR

Formular Feedback-Gespräch

Formular Forschungsaufenthalt 

Formulare Anrechnung neues Qualifikationsprogramm: 

Formular Fachliche Qualifizierung DocGS 

Formular Feedback-Gespräch

Formular Forschungsaufenthalt